보관해야 할 근로 관련 서류와 임금 대장 주의 사항 정리

초보 사장님들을 위해 보관 해야 할 근로 관련 서류와 임금 대장 주의 사항을 정리해보았습니다.

5인 미만, 5인 이상 사업장 근로 관련된 내용은 많은데 이렇게 디테일하게 하나하나 살펴보는 것이 중요합니다.

근로기준법 제42조

근로기준법 제42조 계약 서류의 보존

사용자는 근로자명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

과태료(제116조) : 500만원 이하의 과태료

 

사용자는 분쟁이 발생할 경우를 대비하여 근로자명부, 근로계약서, 임금 대장 등 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 작성하여 3년간 보존해야 합니다. 이 서류들은 향후 노사간 분쟁의 발생을 예방 또는 해결하는데 필수적인 자료로서 근로자의 권익보호화 경영상 리스크 해소에 핵심적 역할을 합니다.

보관해야 할 근로 관련 서류와 보존기간의 시작일

사용자는 다음의 서류를 3년간 보존해야 합니다.

 

Q. 근로자가 퇴직한 후에 개인정보 보호를 이유로 근로계약서, 사직서를 모두 폐기해도 될까요?

A. 개인 정보가 담겨있더라도 법령상 의무를 준수하기 위한 자료 보관은 개인정보보호법 위반에 해당하지 않습니다. 

따라서 근로기준법에서 3년간 보존하도록 규정하는 서류를 반드시 보관해야 하고, 3년 기간이 지난 후에는 개인정보 보호법에 따라 파기 등 조취를 취해야 합니다. 

임금대장 주요 확인 사항

임금대장 관련해서 임금대장을 꼭 작성해야 하고, 법에서 규정한 사항을 모두 기재해야 합니다.

 

근로기준법 제48조 임금대장 및 임금명세서

① 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다.

과태료(제116조) : 500만원 이하의 과태료

 

사용자는 임금을 지급할 때마다 임금대장을 작성하고 3년간 보존해야 합니다. 

임금대장에 포함될 내용은 분쟁 예방, 해소에 필수적인 성명, 생년월일, 사원번호, 임금 등 시행령에 규정되어 있으며, 일용 근로자, 4인 이하 사업장 등의 경우 생략 가능한 사항이 있습니다.

임금대장 기재 사항

사용자는 임금을 지급할 때마다 다음 사항이 포함된 임금 대장을 작성해야 합니다. 

 

임금대장 작성 및 보존 방법

임금대장은 수기 외에 컴퓨터 등 전자문서로도 작성 가능합니다.

필요한 경우 언제라도 출력하여 사용할 수 있다면 임금대장을 전자문서로 보존하는 것도 가능합니다.

단, 파일로 보관했어도 해킹, 바이러스 등으로 문서를 확인할 수 없다면 법 위반의 책임을 질 수 있습니다.